5 tips voor de online voorzitter

5 tips voor de online voorzitter

Als online voorzitter krijg je in deze tijden een hoop op je bord. Alles gaat opeens van offline naar online. Hoe kun je een meeting even effectief laten zijn? En wat is jouw rol als online voorzitter daarbij? Hier 5 tips voor een online voorzitter.

TIP 1
Gebruik duidelijke spelregels. Zorg dat elke deelnemer zijn of haar rol binnen de vergadering begrijpt en zich ernaar gedraagt.
TIP 2
Gespreksregulering is belangrijker dan ooit. Online praat je gemakkelijk door elkaar. Hoe spreek jij met je team of wie het woord heeft? Wie mag reageren? En wie bepaalt of jij mag reageren? Zorg ook dat iedereen aan het woord komt zodat iedereen betrokken blijft bij de vergadering.
TIP 3
Houd je medewerkers betrokken. Zorg dat de vergadering nuttig voor ze is. Is het niet nuttig? Laat ze dan niet online aanwezig zijn. Hoe je medewerkers de gehele vergadering betrokken houdt lees je in onze eerste blog.
TIP 4
De agenda. We weten allemaal waarom we thuis zitten en ook dat dat soms lastig kan zijn. Begin daarom met een rondje hoe gaat het? Stel iedereen even op zijn of haar gemak. De rest van de vergadering kun je aan de hand van de vis begeleiden. De vis is een makkelijke tool om je vergadering gestructureerd te houden. Als je dit elke vergadering gebruikt, brengt het structuur voor je collega’s. Let op: elk onderwerp is ook een vis.
TIP 5
Wie doet wat? Wat is eigenlijk iedereen zijn of haar taak binnen het team? Thuiswerken heeft de taakverdeling wellicht een stuk vager gemaakt. Zorg er dus voor dat tijdens een vergadering te taakverdeling altijd even wordt besproken. Naast de taakverdeling zijn er natuurlijk ook deadlines, doelstellingen en resultaten. Ze blijven niet geheel onbelangrijk dus houdt iedereen ervan op de hoogte.